店裡若不止老闆一個人用 POS，就要想：誰可以改價格、誰可以作廢單、誰可以看營收報表。權限設不好，輕則有人誤改錯單、重則糾紛或內控風險。交接班也一樣：誰的班、錢多少、單據有沒有少，要有一套做法，才不會「說不清」。
權限：誰能做什麼
多數 POS 有「帳號／角色」設定，可以勾選每個角色能做什麼。常見的區分有：
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結帳：
一般店員通常只開「結帳」「查詢自己的單」就夠。不要每個人都能改單、作廢、或改售價，除非是店長或老闆。
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改價／折扣：
若允許店員給折扣，可以設「折扣上限」（例如最多打 9 折），超過要主管權限或密碼。避免有人亂打折或給自己人特別價。
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作廢／退貨：
作廢單據會影響報表跟庫存，建議只給店長或特定人。若店員也能作廢，至少要留紀錄（誰、何時、哪一單），方便事後查。
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報表與設定：
營收、毛利、成本這類報表，以及商品新增、價格修改、系統設定，通常只給老闆或店長。一般店員不需要看到全店營收。
權限不用設到「每按一個鈕都要授權」，但敏感操作（改價、作廢、看報表、改設定）要分清楚，出事才有跡可查。
交接班：錢跟單據要對得上
每班結束時，建議有固定流程：
- 結掉當班：POS 若有「交班」或「日結」功能，先跑完，讓這一班的銷售與支付方式加總固定下來。
- 點現金：抽屜裡的現金實際數一數，跟系統上「現金」這個支付方式的金額對。若不符，要當場查是少收、多找、還是 key 錯，能補的補、不能補的記下來。
- 簽名或紀錄：交班單或系統交班畫面會顯示「本班銷售多少、現金多少、其他支付多少」。接班的人看過、沒問題就簽名或按確認，表示雙方對這筆帳沒異議。
- 異常要寫備註：若少錢、多錢、或有一筆單有爭議，寫在交班備註裡，不要口頭講完就沒紀錄。
這樣若事後發現帳不對，可以回溯到哪一班、誰當班，責任比較清楚。
用登入帳號區分「誰做的」
每個店員用自己的帳號登入 POS，不要大家共用一个帳號。這樣每一筆單、每一次改價或作廢，系統都會記「誰做的」，報表也可以依人員篩選。權限與交接班搭配「誰登入誰負責」，內控會穩很多。若您想用 POS 做店員權限與交接班，歡迎免費試用 VibePOS。
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