剛接觸 POS 時，很多人會搞混「建檔」和「入庫」：兩個聽起來都跟商品有關，到底差在哪、要先做哪一個？簡單說：建檔是讓系統「認識」商品；入庫是告訴系統「店裡現在有多少」。這篇用最直白的方式說明兩者的差別與建議順序。
建檔：讓系統有商品資料
建檔指的是在 POS 裡建立「商品主檔」：把每個品項的基本資料 key 進系統，讓系統知道有這個商品、叫什麼名字、賣多少錢、用什麼單位等。
建檔時通常會填的內容
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商品名稱：
例如「拿鐵中杯」「洋芋片原味 45g」
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售價：
結帳時要帶出的價格
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條碼（若有）：
方便刷條碼結帳、盤點
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單位：
杯、包、瓶、件、公斤等
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分類：
飲料、零食、日用品等，方便查詢與報表
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成本（選填）：
若要做毛利分析再填
建檔不會改變店內實際有多少庫存，也不會自動產生任何數量。它只是在系統裡建立一筆「商品資料」，就像在通訊錄裡新增一筆聯絡人——聯絡人存在了，但還沒跟他通過電話。
為什麼要先建檔？
因為後續所有跟這個商品有關的操作，都要「對到」這筆資料：結帳時要選得到、入庫時要能勾選、報表要能依品項統計。沒有建檔，系統就沒有這個品項，結帳與庫存都無法正確帶出。
入庫（建立採購單／進貨單）：把店內數量記進系統
入庫指的是：把「店裡現在有的數量」或「這批進貨的數量」登記到系統裡，讓 POS 的庫存數字跟實際架上、倉庫裡的數量一致。
入庫在做什麼
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期初入庫：
剛上線時，把店內現有每個品項的數量 key 進去，當成系統的「起點」
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進貨入庫：
之後每次向廠商叫貨、貨到了，用「採購單」或「進貨單」把這批進貨的品項與數量 key 進去，系統會把數量加進庫存
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盤點調整：
盤點發現實盤與系統不符時，用調整單把系統數量改對
所以：建檔 = 建立商品主檔（有什麼品項）；入庫 = 登記數量（有多少）。
入庫一定要對到已建檔的商品
入庫時選的是「已經建檔」的商品。若某個品項還沒建檔，就無法在入庫單裡選到它，自然也就無法把數量記進去。這就是為什麼建議先建檔、再入庫。
一句話搞懂差別
| 項目 | 建檔 | 入庫（採購單／進貨單） |
|---|---|---|
| 目的 | 讓系統有商品資料 | 把店內或進貨數量記進系統 |
| 結果 | 系統裡有「品項」與售價等 | 系統裡的「庫存數字」正確 |
| 時機 | 新商品上架前、系統剛上線時 | 開店前做期初、每次進貨後、盤點後 |
| 不做會怎樣 | 結帳選不到、無法入庫 | 庫存永遠是 0 或錯的，報表與補貨都不準 |
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建檔：
系統有商品資料，結帳與報表才對得起來。
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入庫：
店內有的數量有被記錄，庫存與補貨才有意義。
建議操作順序（新店或新上線）
- 先建檔：把要賣的商品一筆一筆（或用 Excel 匯入）建進系統，確認名稱、售價、條碼、單位、分類都正確。
- 再做期初入庫：開一張「期初入庫」或「庫存開帳」單，依實際盤點結果，把每個品項的現有數量 key 進去，讓系統庫存從正確的數字開始。
- 之後每次進貨：用「採購單」或「進貨單」入庫，貨到 key 單，庫存就會自動加上去；若 POS 有「銷貨扣庫存」，賣出後庫存會自動減，這樣進銷存就完整了。
常見疑問
Q：可以先入庫再建檔嗎？
不行。入庫單要選「哪一個商品」、入「多少數量」，若商品還沒建檔，就沒有選項可選，所以一定要先建檔。
Q：建檔後庫存是 0 嗎？
多數 POS 預設是 0。要讓庫存有數字，就要做「期初入庫」或「進貨入庫」把數量 key 進去。
Q：不打算管庫存，還要入庫嗎？
若完全不關心庫存數字、不做補貨提醒、也不看庫存報表，可以只建檔、不入庫，結帳一樣能賣。但若之後想用庫存或採購功能，建議還是把期初與進貨做進系統，才不會日後要補建很痛苦。
結語
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建檔：
建立商品主檔，讓系統有品項與售價等資料。
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入庫：
建立採購單／進貨單或期初單，把店內有的數量做紀錄。
先建檔、再入庫，順序做對，POS 的結帳與庫存才會準。若您想用系統做商品建檔與入庫管理，歡迎免費試用 VibePOS。