庫存一多，靠人腦記「什麼快沒了、什麼該叫貨」很容易漏。漏了就是缺貨、客人跑掉或訂單延後。用 POS 做庫存預警跟補貨提醒，可以讓系統幫你記，你只要看到提醒就去處理就好。

低庫存預警：剩多少就提醒

多數 POS 或進銷存都有「安全庫存」或「最低庫存」欄位：設一個數字，庫存低於這個數就跳出提醒或出現在「低庫存報表」裡。

設多少才合理？可以參考你平常的補貨點：例如某品項低於 20 就要叫貨，就把預警設在 20 或略高一點（如 25），這樣一掉到 25 你就會收到提醒，還有幾天緩衝可以下單。

不要設得太敏感（例如只差一兩個就提醒），否則每天一堆警示會麻痺；也不要設得太寬（例如快斷貨才提醒），否則來不及補。依品項週轉速度調整，週轉快的可以設高一點，慢的設低一點。

效期預警：快到期的先處理

有效期的品項，可以設「效期前 N 天提醒」。例如效期前 14 天提醒，你就有一兩週可以促銷或調撥，不要等到最後幾天才發現。

有的系統要每個品項 key 效期或批號效期才會提醒；有的會依「進貨日＋保存期限」推算。搞清楚你用的系統怎麼算，設定好才不會漏。

進階一點的 POS 會依「安全庫存」「補貨點」「過去銷量」跑出「建議補貨清單」：哪些品項該補、建議數量多少。你可以當參考，不必照單全收，但至少有一張清單可以對著叫貨，不會漏品項。

若系統沒有自動建議，至少把「低於安全庫存」的品項列成一張表，每週或每天看一次，當成你的補貨清單。

再好的預警，沒人看也沒用。規定一下：誰負責看庫存提醒、多久看一次、看到之後誰去叫貨或 key 單。若老闆自己看，就養成習慣每天或每週開一次低庫存報表；若交給店長或採購，要確認他們真的會看、會處理。

用 POS 做庫存預警，目的就是「不要靠人腦記」。設好、看習慣，缺貨機率就會降。若您想用系統做庫存與補貨提醒，歡迎免費試用 VibePOS。